Dalam Perusahaan Manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi dua golongan yaitu Gaji dan Upah. Sistem pnggajian dan pengupahan dalam Perusahaan Manufaktur melibatkan Departemen Personalia dan Umum, Departemen Keuangan dan Departemen Akuntansi.
1. Departemen Personalia dan Umum
Departemen ini bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dan pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan.
2. Departemen Kuangan
Departemen ini bertanggung jawab terhadap keluarnya uang yang digunakan untuk membayar gaji dan upah / atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan yang telah dihitung, diminta dan ittapkan oleh Bagian Deprtemen Personalia dan Umum.
3. Departemen Akuntansi
Departemen ini bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan Harga Pokok Prouk dan penyediaan informasi guna pengawassan biaya tenaga kerja.
A. Sistem Penggajian Terdiri Dari Jaringan Prosedur
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pembuatan daftar gaji
3. Prosedur distribusi biaya gaji
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
5. Prosedur pembayaran gaji
B. Sistem Pengupahan Terdiri Dari Jaringan Prosedur
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pencatatan waktu kerja
3. Prosedur pembuatan daftar upah
4. Prosedur distribusi biaya upah
5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
6. Prosedur pembayaran upah
Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik.
Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan haus menandatangani setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir ( berupa clock card ) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu ( time record machine ).
Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menetukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka.
Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa tau jam lembur ( over time ), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur ( yang terakhir ini umumnya bertarif di atas gaji biasa ).
Prosedur Pencatatan Waktu Kerja
Dalam Perusahaan Manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diprlukan bagi karyawanyang bekerja I fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk tau pesanan yang menikmati jsa karyawan tersebut.
Jika misalnya seorang kryawan pabrik hadir selama 7 jam dalam suatu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu jam kerja dalam tiap - tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu jam kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah
Dalam rosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembutan daftar gaji dan upah adalah surat - surat keputusan mengeni pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian kryawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan menenai ptongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.
Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah
Dalam prosedur ini distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen - departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah
Dalam prosedur ini melibatkan Fungsi Akuntansi dan Fungsi Keuangan. Fungsi Akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada Fungsi Keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi Keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank kemudian memasukkan ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh Juru Bayar ( pay master ).
C. Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen
Informasi yagn dibutuhkan oleh Manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah :
1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu.
2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
3. Jumlah gaji dan upah yagn ditrima etiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.
4. Rincian unsure biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat petanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
D. Dokumen Yang Digunakan
1. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
Dokumen ini umumnya dikelurkan oleh Fungsi Kepegawaian berupa surat – surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangktan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan ( skorsing ), pemindahan, dan lain sebagainya.
2. Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakn oleh Fungsi Pencatat Waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hdir kryawan ini dapat berupa daftarhadir biasa, dapat pula berbentuk krtu hadir yagn diisi dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh Mandor Pabrik dan diserahkan ke Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakn untuk distribusi biaya upah langsung kepada setipa jenis produk atau pesanan.
Setelah telah disebutkan di atas, catatan waktu jam kerja ini hanya diprlukan dalam perusahaan yang prouksinya berdasarkan pesanan. Dalam perusahaan ini diperlukan informasi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk setiap pesanan yang diproduksi.
Dalam perusahaan yang berproduksi massa, karyawan pabrik mengerjakan pekerjaan yang sama dari hari ke hari, ehingga tidak diperlukan data untuk melkukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik. Semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan langung kepada produk yang sama.
4. Daftar Gaji dan Daftar Upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan - potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi kryawan, dan lain sebagainya.
5. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh Fungsi Akuntansi Biaya dengan dasar rkap daftar gaji dan upah.
6. Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat oleh Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beseta berbagai potongan yang menjdi beban setiap karyawan.
7. Amplop Gaji dan Upah
Uang gaji dan upah kryawan diserahkan kepada setap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap kryawan ini berisi informasi mengenai nama karyawa, nomor identifiksai karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluran yang dibuat oleh Fungsi Akuntansi kepada Fungsi Keuangan, berdasarkan infomasi dalam dafta gaji dan upah yang diterima dari Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah.
E. Dasar Tarif Penentuan Upah Karyawan
1. Tarif Berdasarkan Jam Kerja
Jika seorang pekerja diupah berdasarkan jam kerja, maka besarnya upah kotor yang akan dibayarkan kepada pekerja sebesar jumlah jam kerja termasuk jam lembur dikalikan dengan tarif upah per jam kerja.
Upah Kotor = Jumlah Jam Kerja x Tarif Per Jam
2. Tarif Berdasarkan Per Unit Produksi
Apabila perusahaan menggunakan tarif berdasarkn unit prouksi yang dihasilkan, maka upah kotor yang akan diterima oleh ekerja adalah sebesar unit produksi yang dihasilkan oleh masing - masing pekerja kalikan dengan tarif upah per unit.
Upah Kotor = Unit Dihasilkn x Tarif Per Unit
3. Tarif Berdasarkan Insentif
Pada beberapa perusahaan, seringkali untuk merangsang agar para pekerja lebih prouktif perusahn mengambil kebijakan untuk memberikan insentif. Pada dasar ini upah kotor akan dibyrkan sebesar upah standar dtambah dengan jumlah standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Misalnya ditentukan jumlah produksi standar per pekerja sebesar 500 unit per hari ( 7 jam kerja ) dengan tarif per jam kerja Rp. 1.200,- dan akan mendapatkan insentif Rp. 50,- per unit produk kelebihannya dari standar. Bila Dauz pada suatu hari mampu menghasilkan 550 unit, maka upah Dauz hari itu sebesar :
Upah Normal = 7 x Rp. 1.200,- = Rp. 8.400,-
Insentif = ( 500 - 500 ) x Rp. 50,- = Rp. 2.500,- +
Total = Rp. 10. 900,-
F. Catatan Akuntansi Yang Digunakan
1. Jurnal Umum
Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam prusahaan.
2. Kartu Harga Pokok Produk
Catatan Ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3. Kartu Biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial. Kartu biaya dapat menggunakan formulir rekening enga debit lebar ( wide debit ledger ).
4. Kartu Penghasilan Karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.
Disamping itu, kartu penghasilan kaywan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan kryawan ini, setiap karyawan hanya mengetahui gaji dan upahnya sendiri, sehingga rahasia pengahsilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan lain.
G. Fungsi Yang Terkait
1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, mebuat surat karyawan, dan pemberhentian karyawan.
2. Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan Fungsi Pencatatan Waktu Hadir Karyawan tidak boleh dlaksanakan oleh Fungsi Operasi atau Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah.
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dftar gaji dan upah yang berisi pengahasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah kepada Fungsi Akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.
4. Fungsi Akuntansi
a. Bagian Utang
Bagian ini memegang Fungsi Pencatat Uang yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan betanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah.
Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada Fungsi Pembayar Gaji dan Upahuntuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.
b. Bagian Kartu Biaya
Bagian ini memegang Fungsi Akuntansi Biaya yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan betanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja ( untuk tenaga kerja langsung pabrik ).
c. Bagian Jurnal
Bagian ini memegang Fungsi Pencatat Jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.
5. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimsukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepda kryawan yang berhak.
