SARANA PRASARANA
Monday,
August 10, 2015
Menggunakan mesin pengganda dokumen
seharusnya dikuasai oleh seorang pegawai administrasi kantor. Dimana sering
pekerjaan staf administrasi kantor berhubungan dengan mesin-mesin pengganda
yang akan kita bahas berikut ini.
Namun sebelum menggunakan mesin-mesin pengganda dokumen hendaknya staf pegawai
mampu memilih mesin mana yang paling cocok dan dibutuhkan oleh unit kantor tiap
instansi, untuk itu ada baiknya sebelumnya simak juga Memilih
Mesin Pengganda Dokumen Sesuai Kebutuhan Kantor.
Jika sudah menemukan peralatan atau mesin yang diinginkan maka, pegawai
kantor harus dapat mengoperasikan mesin tersebut.
Awal sekali jika hendak menggandakan dokumen pastikan terlebih dahulu bahwa:
- Dokumen asli sudah benar. Jika
dokumen asli masih salah, atau sedang dalam perbaikan hal ini akan membuat
pekerjaan dilakukan dua kali.
- Jumlah kebutuhan dokumen
ditambah 1 untuk arsip.
- Pilih mesin pengganda yang
paling menguntungkan.
Jika hal diatas sudah tepat maka
tinggallah pegawai kantor menggunakan mesin-mesin pengganda dokumen berikut
ini.
Mesin Fotocopy
- Sambungkan mesin fotocopy
dengan arus listrik
- Hidupkan mesin dengan
menggunakan tombol ON
- Letakkan kertas pada kaca
tempat fotocopy, dengan bagian tepi atas menempel pada garis sekala pada
posisi yang tepat ditengah.
- Dengan menekan tombol pengatur
hasil kopi, tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.
- Tekan tombol cetak (start)
- Jika sudah selesai, tekan
tombol OFF
- Selesai penggandaan, bersihkan
mesin dari bekas tinta dan debu, kemudian tutup mesin
Mesin
Risograf
- Sebelum mulai pencetakan, cek
tinta, film dan sambungkan listriknya
- tekan tombol ON
- Cetak master, masukan
naskah ke kaca pencetakan dengan posisi terbalik
- Atur lampu pencetakan
- Tekan tombol pencetak master,
tunggu sejenak hingga master tercetak
- Ambil dokumen aslinya
- Lihat master yang sudah dicetak
- Atur posisi master
- Tekan tombol angka sesuai
kebutuhan
- Setelah penggandaan selesai,
bersihkan mesin, dari bekas-bekas tinta dan debu, kemudian tutup mesin.
Penggunaan
risograf akan efisien bila jumlah penggandaan lebih dari 1.000 halaman.
Mesin
scanner
Mesin
scanner digunakan untuk menggandakan dokumen dalam bentuk soft copy. Sebelum
menjalankan mesin scanner, pastikan bahwa:
- Sambungan mesin dan komputer
telah tersambung listrik
- Mesin dan komputer terkoneksi
dan software yang dibutuhkan telah terinstal
Langkah-langkah
menggandakan:
- Nyalakan scanner dengan menekan
tombol ON
- Letakkan dokumen yang akan
dipindai dengan lensa kaca
- Pasang software scanner
- Jalankan program scanner
- Klik start
- Simpanlah dokumen yang telah
dipindai
- Simpan dokumen dengan format
yang diinginkan
- untuk mendapatkan hard copy,
cetaklah hasil pindai menggunakan printer
- Setelah selesai, rapikan mesin
dan bersihkan dari debu kemudian tutup mesin.
anugerah
bhavati
Tuesday,
July 14, 2015
Setelah membaca artikel Tata Ruang
Kantor Yang Baik, kita akan mengetahui beberapa prinsip-prinsip yang harus diperhatikan
pada saat menata ruangan kantor, prinsip tersebut adalah sebagai berikut.
- Pekerjaan harus mengalir terus
menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
- Bagian-bagian dan seksi-seksi
yang berfungsi sama dan berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan
untuk mengurangi waktu bepergian.
- Aliran pekerjaan harus
sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian
surat-surat dalam jarak yang pendek.
- Meletakan perlengkapan kantor
harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
- Pergunakan meja dan kursi
dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
- Menyusun meja harus sedemikian
rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber
cahaya.
- Kesatuan yang banyak
berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan, sehingga
mudah didatangi tanpa mengganggu bagian lain.
- satuan tugas yang dikerjakannya
bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan sebaiknya
dijauhkan dari satuan lainnya, lebih-lebih satuan yang banyak menjalankan
pekerjaan otak.
- Hendaknya tempat arsip-arsip
kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh
petugas.
Demikianlah
prinsip yang harus diperhatikan dan dijadikan pedoman oleh pegawai kantor dalam
penataan tata ruang kantor, sehingga tercipta ruangan kantor yang baik, tepat
dan efisien dalam melaksanakan seluruh kegiatan pekerjaan perkantoran.
sumber.
Administrasi Kantor, Ating Tedjasutisnan Dkk, Armico
anugerah bhavati
Friday, February 20, 2015
Mesin dan peralatan lainnya dalam kantor memerlukan perhatian secara berkala
agar tetap dalam keadaan siap dipakai dengan memuaskan. Sudah jelas bahwa
akibat pemakaian akan menimbulkan kekurangan atau kerusakan.
Oleh karena itu, secara berkala mesin perlu dibersihkan, diminyaki pada
bagian-bagian yang selalu bergerak, disesuaikan (adjusting) dan mengganti
bagian-bagian yang sudah tua atau rusak dengan yang baru.
Pemeliharaan preventif jauh lebih baik daripada pemeliharaan untuk memulihkan
kerusakan yang mungkin timbul secara tidak menentu (remedial maintenance). Cara
preventif adalah memeriksa kemungkinan kerusakan sebelum terjadi.
Hal ini dapat dilakukan dengan mengadakan pemeriksaan pada saat-saat mesin
istirahat sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Pemeliharaan preventif akan
lebih memuaskan, baik dari segi pembiayaan, ketahanan mesin, maupun
produktivitasnya.
Pemeliharaan yang teratur, sesuai dengan program, akan menghindarkan kekecewaan
akibat kejadian yang tidak diharapkan sekaligus dapat terhindar dari
pengeluaran yang besar dalam perbaikan. Service yang dilakukan secara teratur
dan terus menerus, akan lebih banyak membatu untuk menekan biaya
serendah-rendahnya dan inilah tugas yang paling penting.
Pengurusan pemeliharaan dapat ditempuh dalam tiga cara yaitu:
- Kontrak
pemeliharaan (maintenance contracts)
- Service
perorangan (individual cervice calls)
- Service
kantor (company operated service)
1. Kontak Pemeliharaan
Umumnya, pabrikan atau distributor mesin-mesin lebih senang
memberikan service produksi mereka sendiri dalam rangka promosi dan memberikan
kepuasan kepada para konsumennya. Ini dianggap lebih efisien karena produsen
tahu benar mengenai jenis service yang mereka lakukan.
Disamping itu, semua suku cadang terjamin ketersediaanya dan
para teknisi telah sangat terlatih dan terbiasa menangani produk tersebut.
Penyelidikan membuktikan bahwa cara ini lebih banyak dipilih oleh kantor-kantor
walaupun pengeluaran pemeliharaan agak tinggi.
2. Service Perorangan
Panggilan service perorangan merupakan suatu jenis service
yang bersifat "bila dibutuhkan" karena service ini dilakukan setelah
terjadi kekurangan (remedial maintenance). Umur dan jumlah mesin-mesin
merupakan faktor penting untuk memilih service perorangan.
Jika mesin itu masih baru, relatif tidak membutuhkan
service. Demikian juga bila sebagian besar mesin sedang dipakai atau tidak
dipakai adalah logis bahwa tidak semuanya membutuhkan service. Kenyataan
menunjukkan juga bahwa biasanya service perorangan akan lebih mahal daripada
kontrak pemeliharaan.
3. Service Kantor
Alternatif ketiga ialah service yang dilakukan sendiri oleh
kantor yang bersangkutan. Kebijaksanaan ini ditempuh karena alasan-alasan
pertimbangan biaya, pengawasan dan kelengkapan kantor. Biaya mungkin bisa lebih
rendah asalkan jumlah mesin yang beroperasi cukup untuk garapan sepenuhnya
pegawai bagian pemeliharaan.
Dengan service kantor, maka pengawasan yang intensif
terhadap pekerjaan dan biaya dapat dilakukan secare terus menerus dan teratur.
Service kantor juga sangat bagi kantor yang terpencil pada sebuah kota kecil
yang sulit untuk mendapatkan service perorangan maupun service kontrak. Dalam
hal ini sebaiknya menggunakan service kantor.
Beberapa pendapat lain untuk pemeliharaan dan perawatan
mesin kantor dapat ditempuh dengan cara sebagai berikut:
- Pencatatan
dan penomoran mesin-mesin kantor
- Penyusunan
jadwal perawatan mesin-mesin kantor
- Aktivitas-aktivitas
perawatan dan perbaikan yang dilakukan oleh petugas sendiri atau
diborongkan kepada perusahaan lain.
- Menentukan
jangka waktu usia atau umur mesin-mesin kantor dan penggantinya dengan
mesin-mesin kantor yang baru.
anugerah bhavati
Monday, February 2, 2015
Warna merupakakn faktor penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai.
Warna akan mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan, pengertian dan pikiran).
Misalnya warna mempunyai pengaruh yang sangat penting atas tekanan darah dan
ketegangan syaraf. Beberapa warna memberikan perasaan yang menekan dan cendrung
mempercepat tindakan, sebaliknya warna yang lain mendorong kehangatan dan
perasaan gembira serta cendrung memperlambat suatu tindakan.
Warna-warna kuning, jingga dan merah di pandang sebagai warna-warna yang panas,
warna ini biasanya mempunyai pengaruh psychologis mendorong kehangatan dan
perasaan gembira. Sebaliknya warna-warna yang sejuk seperti warna biru, ungu,
dan hijau tua biasanya menimbulkan pengaruh ketenangan. Para ahli membedakan
tiga warna pokok yaitu:
Warna Merah
Warna merah merupakan warna yang mengambarkan panas dan
kegembiraan dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan untuk menggugah
panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerkjaan. Akan
tetapi juga tidak baik pengaruhnya jika digunakan terlalu banyak.
Warna Kuning
Warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi
untuk menimbulkan rangsangan pada mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan
perasaan riang dan gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan. Warna kuning
ini dapat digunakan pada kamar atau lorong-lorong yang gelap.
Warna Biru
Warna adem, sebagai warna dari
langit dan samudera menggambarkan ketentraman dan keluwesan. Warna ini
mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.
Warna biru sangat baik digunakan untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi,
karena dapat menimbulkan suasana dingin dan tenang. Akan tetapi sebaliknya,
pemakaian yang berlebihan dapat menimbulkan perasaan yang tidak baik karena
dapat menekan perasaan.
Dari ketiga warna tersebut dapat diciptakan warna lain sebagai kombinasi dari
ketiga warna tersebut. Dalam pemilihan warna harus hati-hati dan seksama,
karena seandainya terjadi kesalahan memilih warna akan menimbulkan berbagai
akibat. Misalnya warna kelabu akan menjadikan orang cepat mengantuk, warna yang
terlalu kuat atau berlebihan akan mengakibatkan sakit kepala atau perasaan
tertekan, dan lain sebagainya.
Sebuah ruangan yang seluruhnya berwarna putih dan menerima sinar yang cukup,
terbukti terlampau terang untuk bekerja secara efisien, karena menyilaukan
pegawai. Oleh karena itu menciptakan tataruang kantor yang baik hendaknya
dipakai bermacam-macam warna.
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik, dapat diperoleh keuntungan
diantaranya:
- Kantor
menjadi tampak menyenangkan dan menarik pemandangan
- Mempunyai
akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.
- Mencegah
kesilauan akibat cahaya yang berlebihan
- Memelihara
kegembiraan, ketenangan dan semangat kerja pegawai
- Mengurangi
rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
Menurut Nadine Todd dalam
bukunya "Office Practice and Secretarial Administration" mengatakan
bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang datang atau kepada orang
yang harus dilayani, diantaranya adalah.
- Kepercayaan
terhadap kantor. Disadari atau tidak kesan orang akan timbul
setelah ia melihat wujud kantor termasuk warna yang dilihatnya. Kantor
yang cerah, menarik, efisien cendrung menimbulkan rasa percaya orang kepada
kantor tersebut. Sebaliknya kantor yang suram dapat menimbulkan rasa
kurang percaya.
- Efisiensi
atau produktivitas. Warna yang tepat dapat memberikan rasa
bangga pegawai akan lingkungannya, sehingga mereka akan menjaga dengan
rapi dan teratur. Dengan warna yang tepat akan berpengaruh pada semangat
kerja, sehingga produktifitas pegawai akan meningkat.
- Moral. Tidak
adanya gangguan terhadap mata akan mengurangi ketegangan urat syaraf dan
beberapa gangguan lain yang disebabkan warna yang mempengaruhi sikap orang
terhadap orang lain dan terhadap organisasi atau kantor. Karena itu
konflik akan terkurangi sehingga timbul semangat bekerja sama dan
loyalitas.
anugerah bhavati
Wednesday, February 4, 2015
Kebisingan atau suara gaduh dapat menyebabkan tidak efisiensinya pelaksanaan
kantor, karena kebisingan dapat mengganggu konsenstrasi orang dalam berfikir
sehingga akan mempengaruhi hasil kerjanya. Suara yang gaduh menyebabkan
kesulitan dalam memusatkan fikiran, menggunakan telepon dan melaksanakan
pekerjaan kantor dengan baik.
Suara berisik dapat mengakibatkan hal berikut ini:
- Gangguan
mental dan syaraf bagi pegawai
- Kesulitan
mengadakan konsentrasi
- Kesalahan
yang lebih banyak
- Kelelahan
yang bertambah
- Semangat
kerja pegawai menjadi berkurang
Banyaknya
sumber suara yang terdapat pada suatu kantor dapat bersumber dari percakapan,
pergeseran barang-barang, suara mesin kantor, dan suara diluar kantor.
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi
efisiensi kerja para pegawai, hendaknya memperhatikan hal berikut ini:
- Langit-langit
atau dinding ruangan dipakai lapisan penyadap suara
- Mesin-mesin
kantor pada bawahnya diberi alas karet atau busa tipis
- Pesawat
telepon dibuatkan ruangan tertutup rapat
- Lantai
ruangan sebaiknya diberi alas karet sehingga tidak terlalu banyak
mengeluarkan suara
Dengan
demikian jelas sekali bahwa perencanaan cahaya, warna, udara dan warna dalam
penataan ruang kantor harus benar-benar di perhitungkan dan direncanakan dengan
baik. Karena akan berpengaruh terhadap aktivitas pekerjaan kantor.
Sebaliknya lemahnya kekuatan cahara, warna yang tidak cocok
dan kurangnya sirkulasi udara serta kebisingan dapat berpengaruh buruk terhadap
pekerjaan kantor.
