Etika Menerima dan Menolak Tamu

Tata cara menerima tamu kantor

Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Dalam dunia kerja, tentunya kita sering menerima tamu atau bertamu ke kantor rekan karena adanya suatu urusan seperti rapat atau lainnya.Ketika kita bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik dari tuan rumah, begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita, tentunya menginginkan perlakuan yang sopan dan beretika baik. 

Agar tamu terkesan dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah etika menerima tamu dalam kantor. 

1.  Sambut Dengan Tulus 
       a. Sambutlah tamu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus, buang semua 
           kepura – puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui jika kita hanya berpura – pura 
           tulus.            
       b. Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu. 
           Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda penghormatan kita terhadap tamu yang datang
           berkunjung. 
       c. Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan jika kita
           menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat tangan. 

2. Cara Duduk 
      a.  Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan tamu 
           untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk. 
      b.  Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan kita,
           barulah kemudian kita menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tersebut. 

3.  Janji Temu 
      a.  Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu, maka tak
           perlu lagi menanyakan hal tersebut. 
      b.  Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu kehadirannya dan 
           langsung mempersilahkan masuk ke ruangan yang dituju. 
      c.  Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya hubungi pimpinan 
           terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui apakah 
           pimpinan sudah siap untuk menerima tamu. 
      d.  Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan yang 
           harus dikerjakan, ungkapan dengan baik dan sopan. 

4.  Perlakuan Baik 
      a.  Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang hanya
           untuk mengajukan complaint  terhadap perusahaan kita. 
      b.  Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkan, berikan tamu suguhan 
           baik berupa majalah, secangkir kopi atau makanan ringan. 

5.  Mengantar Tamu 
Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah berkunjung ke kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu keluar. 

 

TATA CARA MENOLAK TAMU

Memang sulit menjadi orang sibuk. Tamu selalu saja datang silih berganti ke kantor. Padahal, pekerjaan juga masih menumpuk disana sini. Yang menambah kesal, terkadang orang -orang yang berkunjung ke kantor itu adalah orang yang tidak kita harapkan atau tidak memiliki urusan yang penting. Apa yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah tamu yang tidak diundang dan bagaimana cara menghadapinya : 

a.   Titip Pesan Pada Orang Lain 
Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau resepsionis bahwa Anda tidak pernah mau menerima tamu yang datang tanpa perjanjian sebelumnya. Lalu pastikan juga pada mereka bahwa setiap tamu yang datang harus didata dengan detail, misalnya siapa namanya, keperluannya apa, dan sebagainya. 

b.   Selesaikan Via Telepon 
Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan via telepon.Ya, selesaikan saja lewat alat komunikasi yang satu ini. Dengan demikian ia tidak perlu datang lagi ke kantor anda. Jadi waktu kerja pun tidak akan jadi terbuang. 

c.   Keluarkan Lewat Bahasa Tubuh 
Bahasa tubuh amat membantu untuk mengeluarkan pesan-pesan tertentu.Misalnya ketika Anda kedatangan tamu tak diundang, Anda bisa menunjukan keengganan itu dengan tidak menawarkannya duduk atau menawarkan segelas air minum.Melirik arloji atau mencoba menekan-nekan nomor ponsel juga bisa dilakukan untuk menandakan kalau Anda sedang dikejar waktu. 

d.  Berbohong Demi Kebaikan 
Jika tamu tersebut benar-benar sudah 'keras kepala' untuk tetap tinggal Katakan saja bahwa anda harus menghadiri suatu pertemuan dan harus segera mempersiapkan bahan-bahannya.Apa boleh buat, toh Anda juga sudah tidak merasa nyaman didekatnya bukan? 

e.   Jangan Ajak ke Ruangan 
Jika Anda terlanjur bertemu dengan 'tamu tak diundang' itu di di lobby atau ruang resepsionist, maka mau tidak mau anda harus 'meladeninya'. Nah, cara meladeninya juga harus dengan sikap yang tegas. Sebaiknya lakukan percakapan di ruang resepsionist atau lobby dengan posisi berdiri, jangan biarkan ia memasuki ruang kerja Anda. Memang dalam etika menerima tamu melalukan hal ini tidak dibolehkan. Akan tetapi dalam hal lain cara ataupun sikap ini sangat penting untuk menangani tamu yang memang sudah tidak bisa ditolelir lagi dalam berkunjung atau bertamu ke kantor tersebut. menolak tamu bisa menjadi alternatif yang efektif asalkan penggunaan dan cara penyampaianya tidak melanggar etika kesopanan dan etika komunikasi.