MUTASI DANA KAS KECIL

Mutasi dana atau perubahan kas pada dasarnya adalah akibat dari adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diperoleh dari kas umum perusahaan dan diserahkan kepada bagian-bagian atau unit-unit kerja yang biasanya dikelola oleh seorang administrasi kantor atau sekretaris.
Mutasi dana kas kecil terjadi karena adanya transaksi-transaksi, antara lain pembentukan dana kas kecil, penggunaan/pemakaian pengeluaran dana kas kecil, serta pengisian kembali dana kas kecil, untuk lebih jelas perhatikan uraian berikut.

1.    Pembentukan dana kas kecil

Pembentukan dana kas kecil adalah transaksi yang dilakukan pertama kali dalam proses pengadaan dana kas kecil, dokume transaksinya antara lain :

·         Surat keputusan kepala bagian keuangan

·         Bukti kas keluar dari bagian keuangan

Prosedurnya sebagai berikut:

a.      Pimpinan perusahaan/manger keuangan mengeluarkan surat keputusan (SK) untuk memberi otorisasi bahwa ada sejumlah uang yang disisihkan kedalam kas kecil dan tujuan pembentukan dan tersbut. Selanjutnya bagian keuangan membuat bukti kas keluar rangkap 3. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bendahara/kasir, lembar 2 diarsipkan.

b.      Atas dasar SK bendahara/kasir mengisi dan harus ditandatangi oleh pihak yang berwenang sebagai otorisasi (pimpinan/manager).Cek, bukti kas keluar lembar ke3 dan SK diserahkan kepada pemegang kas kecil  (administrator/sekretaris/yang ditunjuk untuk mengelola dana kas kecil).

c.       Pemegang kas kecil mencairkan cek dan menyimpan uang tersebut kedalam peti uang (cash box) dan mengarsip dokumen berutan nomor. Pengelola dana kas kecil ini akan mengeluarkan uang dana kas kecil bila ada pengeluaran –pengeluaran yang harus dibayarkan.

2.    Penggunaan/Pemakain?pengeluaran dana kas kecil

Penggunaan/Pemakian?pengeluaran dana kas kecil adalah pembayaran yang harus dilakukan mengunakan dana kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak dengan kebutuhan jabatan pimpinan. Dokumen transaksinya:

·         Bukti pengeluaran kas kecil (bukti kas keluar)

·         Bukti pengguana dana yang dibuat oleh luar perusahaan (notakontan, kuitansi, faktur dsb)

3.    Pengisian kembali dana kas kecil

Pengisian kembali dana kas kecil adalah disisinya kembali dana kas kecil dalam satu periode tertentu (bulanan/ada waktu keuangan menipis). Pengajuan ini dilakukan oleh pemegang kas kecil kepada bagian keuangan melalui bendahara/kasir dengan melampirkan laporan penggunan kas kecil serta bukti pengeluaranya. Pengisian ini bisa dilakukan secara cek atau tunai. Dokumen yang dipersiapkan antara lain:

·         Surat pengajuan pengisian dana kas kecil

·         Bukti kas keluar 

·      Bukti kas keluar dari bagian keuangan (nota, kuitansi, faktur dll)