Pengertian Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian berkaitan dengan penggunaan sumber daya
manusia dalam suatu organisasi. Berkaitan dengan hal tersebut, dalam
kegiatan belajar ini telah dikemukakan beberapa pendapat para ahli
tentang pengertian, ruang lingkup, dan fungsi/aktivitas kepegawaian.
Sistem Administrasi Kepegawaian
Sistem administrasi kepegawaian adalah bagian dari administrasi
negara yang kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai.
Pola kebijaksanaannya tergantung pada bentuk negara yang dianut suatu
negara, apakah federal ataukah kesatuan.
Kebijaksanaan dasar sistem administrasi kepegawaian di negara kita
mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas
Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. Dalam
undang-undang tersebut dinyatakan bahwa dalam rangka usaha mencapai
tujuan nasional untuk mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum,
berperadaban modern, demokratis, adil, dan bermoral tinggi, diperlukan
pegawai negeri yang merupakan unsur aparatur negara yang bertugas
sebagai abdi masyarakat yang menyelenggarakan pelayanan secara adil dan
merata, menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan
kepada Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945.
Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi yaitu
fungsi manajerial, dan fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial
berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental)
meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian
pegawai. Sedangkan fungsi operatif (teknis), berkaitan dengan
kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan fisik, meliputi pengadaan,
pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan
pegawai.
FUNGSI UMUM ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
Perencanaan Pegawai
Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan
kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan
perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada.
Perencanaan pegawai merupakan bagian penting dari dan sebagai
kontributor pada proses perencanaan strategis karena membantu organisasi
dalam menentukan sumber-sumber yang diperlukan dan membantu menentukan
apa yang benar-benar dapat dicapai dengan sumber-sumber yang tersedia.
Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan pegawai,
menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan secara
efisien, meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru serta
melengkapi informasi tentang kepegawaian yang dapat membantu kegiatan
kepegawaian dan unit organisasi lainnya. Melalui perencanaan dapat
diketahui kekurangan dibanding kebutuhan sehingga dapat dilakukan
perekrutan pegawai baru, promosi, dan transfer secara proaktif sehingga
tidak mengganggu kegiatan organisasi.
Dalam membuat perencanaan pegawai perlu diperhatikan faktor internal
dan eksternal organisasi. Di samping itu, perlu pula diperhatikan
langkah-langkah yang harus ditempuh sebagaimana dikemukakan Miller
Burack dan Maryann.
Pengorganisasian Kepegawaian
Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan,
menggolong-golongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang
perlu, penetapan tugas dan wewenang seseorang, pendelegasian wewenang
dalam rangka untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian mengantarkan semua
sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu
sedemikian rupa sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat
bekerja sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan
yang telah ditetapkan. Salah satu akibat dari pengorganisasian adalah
terbentuknya struktur organisasi dan dalam struktur organisasi akan
nampak bagaimana hubungan antara satu unit dengan unit lain. Dengan kata
lain, struktur organisasi akan mempengaruhi aliran kerja, delegasi
wewenang dan tanggung jawab, sistem kontrol dan pengendalian, serta arus
perintah dan pertanggungjawaban. Oleh karena itu, dalam mendesain
struktur organisasi bagian kepegawaian perlu dipertimbangkan berbagai
faktor sebagaimana telah diuraikan dalam kegiatan belajar ini.
Pengarahan Pegawai
Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi pegawai.
Secara keseluruhan tidak ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena
itu, sangat sulit bagi organisasi untuk sampai pada kebijakan dan
pendekatan yang akan memuaskan semua pegawai. Selain itu, bagi
organisasi dengan skala apa pun, membuat analisis mendalam tentang apa
yang memotivasi setiap pegawai adalah tidak praktis. Namun, ada
aturan-aturan praktis yang dapat diikuti setidak-tidaknya untuk membantu
memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja, yaitu sebagai
berikut.
1.
Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja
efektif dan pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari
mereka;
2.
Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan
penghargaan (imbalan) dan bahwa setiap hubungan semacam itu
dikomunikasikan kepada para pegawai;
3.
Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian tentang kinerja adalah objektif;
4.
Bilamana mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang
berbeda, tidak semua orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan)
atau perlu dinaikkan pangkatnya;
5.
Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja
dan kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah
untuk menyesuaikan orang dan lingkungan
6.
Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya
tetapkan sasaran yang dapat dicapai tetapi dapat terus berkembang;
7.
Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti
kenyamanan dan sarana lingkungan kerja, interaksi sosial diantara
pegawai, pokoknya semua faktor yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan.
Pengendalian Pegawai
Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses
pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat
efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada
pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan
tolok ukur atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam
bekerja, yang dalam penilaian kinerja disebut standar pekerjaan.
Standar adalah suatu kriteria atau model baku yang akan
diperbandingkan dengan hasil nyata. Banyak jenis standar yang dapat
dipergunakan dalam pengendalian kegiatan-kegiatan kepegawaian. Dalam
mengendalikan unit/bagian kepegawaian, pimpinan harus mampu menemukan
butir-butir pengendalian strategis yang dapat dipantau berdasarkan
penyimpangan.
PENGADAAN PEGAWAI
Perencanaan dan Rekrutmen
Salah satu fungsi Kepegawaian adalah pengadaan pegawai. Dalam
kegiatan pengadaan pegawai ini harus dilihat apakah ada formasi yang
lowong, di samping itu perlu pula dilihat kebutuhan sumber daya manusia,
banyaknya kebutuhan dan jenisnya pekerjaan. Setelah pasti ada formasi
yang lowong, maka baru diadakan serangkaian kegiatan untuk menjaring
pegawai yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta
kualifikasinya.
Sedangkan perekrutan merupakan proses penarikan sejumlah calon yang
memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai yang dilakukan melalui
berbagai macam kegiatan. Perekrutan yang efektif secara konseptual
memiliki beberapa hambatan yang dapat bersumber dari kebijakan
organisasi maupun dari perencanaan sumber daya manusia. Dalam ketentuan
perundang-undangan Kepegawaian Negara terdapat ketentuan yang mengatur
formasi yaitu Peraturan Pemerintah No. 54 Tahun 2003 tentang Formasi
Pegawai Negeri Sipil.
Dalam rangka menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan
oleh suatu unit organisasi, harus ditetapkan oleh seorang pejabat yang
berwenang dalam jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat dan beban
kerja yang harus dilaksanakan, dengan tujuan agar unit organisasi itu
mampu melaksanakan tugasnya dengan baik dan tepat pada waktunya.
Seleksi, Orientasi, dan Pengangkatan
Kegiatan seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari
sekian banyak pelamar yang dijaring melalui proses perekrutan, tetapi
juga proses pemilihan calon pegawai terhadap organisasi yang akan
dimasuki. Pegawai yang telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk
mengikuti kegiatan orientasi sebelum yang bersangkutan ditempatkan dan
mulai bekerja. Orientasi sangat penting terutama bagi pegawai baru. Hal
ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang memasuki dunia
kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai tersebut.
Orientasi merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai
organisasi, pekerjaan, dan rekan-rekan pada pegawai baru, yang dilakukan
melalui sebuah program formal maupun informal. Bagi pegawai lama yang
akan menduduki jabatan baru, orientasi juga perlu. Mereka dapat belajar
terlebih dahulu tanggung jawab yang akan dikerjakannya.
No comments:
Post a Comment